По состоянию на 1 апреля 2026 года в секторе архива числятся 239 архивных фондов, 31 427 единиц хранения. Пополнение фондов архива происходит за счет ликвидированных организаций и источников комплектования муниципального архива.

За первый квартал 2026 года проверено наличие и физическое состояние дел 3 фондов в количестве 429 единиц хранения.

Одной из приоритетных задач архивных учреждений и наибольший объем рабочего времени занимает исполнение запросов, обращений граждан, связанных с подтверждением стажа работы, размеров заработной платы и других сведений, необходимых для установления и перерасчета пенсий. За первый квартал 2026 года поступило 364 запроса. Все   запросы исполнены в установленные законодательством сроки, из них 303 обращения (83 процента от общего числа) исполнены с положительным результатом.

В марте архив посетили ученики 6 класса городской школы №2 под руководством Н. Сырцовой в рамках информационного обеспечения  и популяризации деятельности сектора архива. Для школьников был организован познавательный час под названием  «Хранители времени», в ходе которого ребята узнали о значении архивного дела, его роли в сохранении исторической памяти и особенностях работы архивистов. Завершилась встреча ознакомительной экскурсией по архивохранилищу. Ученики смогли воочию увидеть, как организованы хранение и учёт документов и прикоснуться к частичке истории, заключённой в архивных материалах.

В марте же на базе межпоселенческой центральной библиотеки состоялся семинар-практикум для специалистов администрации, муниципальных организаций округа и организаций-источников комплектования муниципального архива, ответственных за делопроизводство и архив. Мероприятие организовали Министерство культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашии, Государственный исторический архив и Государственный архив современной истории республики. Одним из вопросов семинара-практикума было обсуждение состояния архивного дела в Козловском муниципальном округе.

Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлено, что к полномочиям муниципального образования в сфере архивного дела относятся хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек, муниципальных унитарных предприятий, муниципальных учреждений.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, временно хранятся в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков до передачи в муниципальный архив. Документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций, подлежащие включению в состав Архивного фонда Чувашской Республики, после истечения сроков временного хранения в 5 лет должны быть переданы на хранение в муниципальный архив.

Таким образом, документы с постоянным сроком хранения структурных подразделений администрации Козловского муниципального округа и источников комплектования, относящихся к муниципальной и частной форме собственности, по 2020 год включительно в упорядоченном виде должны быть переданы в муниципальный архив Козловского муниципального округа.

Документы источников комплектования, относящихся к республиканской форме собственности, по 2015 год включительно должны быть также переданы в муниципальный архив.

В настоящее время не все организации, которые выступают в качестве источников комплектования сектора архива, провели необходимую обработку документов для их последующей сдачи в архив. Эта проблема была обозначена и вынесена на обсуждение в рамках тематического семинара, который провела заведующий сектором архивов Министерства культуры Чувашской Республики Т. Малеева.

Ежегодно в декабре проводится паспортизация организаций-источников комплектования архива Козловского муниципального округа. В целях проведения качественной паспортизации муниципальный архив собирает паспорта архивов организаций на 1 декабря, в котором в количественном выражении указываются хранящиеся в организации документы постоянного хранения и по личному составу, крайние даты этих дел, количество заводимых в год дел и хранящихся сверх установленного срока документов. По итогам паспортизации 2025 года в организациях хранятся 3925 единиц постоянного хранения, по личному составу – 2144 единиц хранения.

Просьба к руководителям учреждений и ответственных работников по ведению архивного дела обратить особое внимание на своевременность обработки документов в целях недопущения их утери. Специалисты сектора архива окажут необходимую методическую и практическую помощь в этом нелегком деле.

Только совместными усилиями можно сохранить документальное наследие для будущих поколений. Каждая правильно оформленная папка, каждый сохранённый отчет – это кирпичик в фундаменте нашей исторической памяти.

Е. Мачулка,

заведующий сектором архива Козловского муниципального округа.